อีเว้นท์ : การจัดงานอีเว้นท์รูปแบบกลางแจ้ง เป็นสิ่งที่อยู่คู่กับเรามานาน ตั้งแต่การจัดงานเปิดตัวบูธสินค้า หรืองานแฟร์, การจัดงานนิทรรศการประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น นิทรรศการงานหนังสือ, นิทรรศการเฟอร์นิเจอร์ ของแต่งบ้าน, นิทรรศการของใช้เด็ก เครื่องใช้ไฟฟ้า หรืองานเกม ไปจนถึงการจัดงานแต่ง งานบวช งานวันเกิด หรืองานศพ
ซึ่งสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้ของการจัดงานอีเว้นท์แบบกลางแจ้งเลย คือ “การเช่า หรือซื้อเต็นท์ ” ที่พร้อมรับมือทุกสภาพอากาศ ทั้งแดดแรง ๆ หรือฝนตกหนัก เราก็ต้องพร้อมทุกสถานการณ์
หลายคนคงมีคำถามยอดฮิต สุดคลาสสิกของคนที่พึ่งจัดอีเว้นท์กลางแจ้งครั้งแรก หรือคนที่พึ่งเริ่มเดินบนเส้นทางสายออร์แกนไนซ์เซอร์ก็คงต้องมีคำถามที่ว่า ‘เราควรจะเช่าเต็นท์อย่างให้ได้ประโยชน์ที่สุด’ ในบทความนี้เราจะมาแชร์ให้เรื่องเทคนิคการเช่าเต็นท์ และจัดอีเว้นท์ให้ทุกคนฟัง
ก่อนที่จะวางแผนเช่าเต็นท์ เราต้องวางแผนงานอีเว้นท์ของเรากันก่อน ทำไมน่ะหรอ? เราจะลองเปรียบเทียบให้เห็นภาพ ถ้าสมมุติเราหั่นหอมเตรียมไว้ แต่ไม่รู้ว่าจะทำเมนูอะไร มันก็คงจะดูแปลก ๆ ใช่มั้ยล่ะ? เผลอ ๆ เมนูที่เราทำอาจจะเป็นของหวานก็ได้นะ หัวหอมที่เราเตรียมมาก็คงเป็นหม้าย แล้วอาจจะเสียเปล่าก็เหมือนกับการจัดงานอีเว้นท์ที่เราต้องรู้ภาพรวมของอีเว้นท์ก่อน
โดยเราขอสรุป เกี่ยวกับสิ่งที่เราต้องเตรียมเมื่อจะจัดงานอีเว้นท์โดยภาพรวม ส่วนใครที่รู้สิ่งที่ต้องเตรียมตัวก่อนจัดอีเว้นท์แบบสั้น ๆ ก็สามารถไปตามอ่านต่อได้ที่..Link ใครพร้อมศึกษาไปกับเราก็อ่านต่อกันได้เลย
วิธีการวางแผนการจัดงานอีเว้นท์ที่ควรรู้
1. ตั้งเป้าหมายในจัดงาน (Identify the objective of event project)
ไม่ว่างานไหนเราก็ควรตั้งเป้าหมายก่อน รวมถึงงานอีเว้นท์เช่นกันที่เราต้องรู้เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของการจัดอีเว้นท์ว่าเราจัดทำไม จัดเพื่อใคร เพื่อที่เราจะได้จัดงานอีเว้นท์ตรงตามโจทย์ และกลุ่มเป้าหมาย รวมถึงทำให้ทีมงาน และผู้มีส่วนร่วมเข้าใจตรงกันด้วย
2. วางแผนการจัดงาน (Planning event project)
การวางแผนที่ดีเหมือนเราทำงานเสร็จไปแล้วเกินครึ่ง เพราะนอกจากเราจะเห็นภาพรวม รู้ทิศทางการดำเนินงาน, สามารถแบ่งงานกับทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยังช่วยให้เราแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด และได้รู้ว่าปัญหาที่เกิดไปกระทบที่จุดไหน รวมถึงการวางแผนเราสามารถวางรายละเอียดของงานแต่ละส่วน เพื่อให้งานเป็นระเบียบ และอยู่ในสโคปงานที่เราวางไว้
3. กำหนดงบประมาณในการจัดงาน (Budget Allocation)
ถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญกับ ‘งบประมาณ’ ซึ่งเราต้องมีการวางแผนที่ดี เพื่อจัดสรรปันส่วนงบประมาณในการดำนเนินงานให้เหมาะสม ตามรายละเอียดของงานต่าง ๆ เพราะถึงแม้เราอยากจะจัดงานให้ดูดี และโดดเด่นแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีงบ เราก็คงไม่สามารถจัดได้อยู่ดีใช่มั้ยล่ะ?
4. ประชาสัมพันธ์ และโฆษณางานที่เราจะจัด (Advertising Event)
เวลาเราอยากไปเที่ยวงานอีเว้นท์แต่ละครั้ง เราคงได้ข่าวจากโซเชียล เพื่อน ครอบครัว คนรู้จัก หรือจากโทรทัศน์ สิ่งเหล่านี้แหละคือ “การประชาสัมพันธ์ และโฆษณา” ให้คนอื่นรับรู้ ซึ่งถ้าเราคิดอยากจะจัดอีเว้นท์ แต่ไม่ได้บอกต่อ หรือประชาสัมพันธ์ เรื่องงานอีเว้นท์นี้ก็คงรู้กันแค่ในหมู่ทีมงาน และผู้เกี่ยวข้องกับการจัดงานเท่านั้น
5. ดำเนินงาน และเก็บข้อมูลในการจัดอีเว้นท์ (Collect Data)
วันงานเหมือนเป็นวันที่ทำให้เราเห็นว่างานที่เราจัดวางแผนตั้งแต่เริ่มนั้นเป็นอย่างไร ซึ่งก่อนที่งานจะเริ่มเราก็ควรเช็คกันก่อนว่าการจัดวางอุปกรณ์ส่วนต่าง ๆ (Setup) เป็นอย่างไร รวมถึงดูความเรียบร้อยของงานก่อนถึงวันจัดงานจริง โดยเราไม่ควรลืมที่จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในระหว่างการดำเนินงาน เพื่อใช้ในการประเมินงาน และหากมีปัญหา หรือข้อผิดพลาดในเหตุการณ์ที่เราคาดไม่ถึงอะไรเราก็สามารถนำข้อมูลของเรามาคิดสาเหตุ และแนวทางในการแก้ไขปัญหาได้
6. ประเมินภาพรวมงานอีเว้นท์ของเรา (Feedback)
มาถึงอย่างสุดท้ายที่บางคนอาจละเลย และหลงลืมที่จะให้ความสำคัญกับ “การประเมินงาน” ซึ่งการประเมินงานจะทำให้รู้ภาพรวมของการทำงานอีเว้นท์เรา ตั้งแต่จำนวนผู้เข้าชม ฟีดแบคหลังเข้างานว่าตรงใจผู้เข้าร่วมมั้ย หรือการดำเนินงานของแต่ละฝ่ายในทีม ว่ามีส่วนไหนควรปรับปรุง และพัฒนาการดำเนินงาน โดยการประเมินภาพรวมนั้นถือเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่จะช่วยเราต่อยอดให้การทำงาน และการจัดงานอีเว้นท์ดีขึ้น เนื่องจากถ้าเรารู้ปัญหา และสิ่งที่ควรปรับปรุง เราก็สามารถหาวิธี และรูปแบบการจัดงานอีเว้นท์ให้ตรงใจ และตอบโจทย์ลูกค้านั่นเอง
หลังจากที่รู้วิธีการวางแผนการจัดงานอีเว้นท์รูปแบบกลางแจ้งแล้ว สิ่งต่อไปที่เราต้องทำก็คงจะเป็นการมองหา “เต็นท์ ในการจัดงานอีเว้นท์” แต่หลายคนคงนึกสงสัยว่า ถ้ามองหาเต็นท์ ควรต้องทำอะไร และเตรียมตัวอย่างไรบ้าง? เราเลยรวบรวมเทคนิคการเช่าเต็นท์ ที่เป็นวิธีการให้ประโยชน์สูงสุด มาได้ดังนี้
-
รู้ลักษณะงานอีเว้นท์ และสถานที่จัดงาน
ในขั้นตอนแรกอาจเหมือน และมีความคล้ายคลึงกับขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ นั่นคือ เราต้องรู้ลักษณะงานอีเว้นท์ก่อนว่าเป็นรูปแบบไหน ไม่ว่าจะเป็น งานกลางแจ้ง ในร่ม หรือจัดช่วงเวลาไหนอื่น ๆ เช่น งานอีเว้นท์ที่จัดช่วงเวลากลางคืน งานวัด งานเทศกาล งานเฉลิมฉลอง, งานจัดนานแค่ไหน, สภาพแวดล้อมโดยรอบของบริเวณที่จัดนั้นเอื้อต่อการวางเต็นท์มากน้อยแค่ไหน, ฤดูกาลที่เราจัดอีเว้นท์ เช่น ช่วงหน้าฝน หรือช่วงที่มีพายุ ฝนฟ้าคะนอง ลมแรงกันโชก รวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานว่ามีจำนวนประมาณเท่าไหร่ และวัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเว้นท์
เนื่องจากการจัดงานอีเว้นท์แต่ละแบบ มีจุดประสงค์ และรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป รวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วม หรือแขกที่มาร่วมงาน และปัจจัยอื่น ๆ ที่เราพูดไปตอนต้น ซึ่งปัจจัยเหล่านี้มีผลต่อการเลือกชนิดเต็นท์ให้เหมาะสมกับงาน เพราะเต็นท์นั้นมีมากมาย หลากหลายประเภทแตกต่างกันออกไป เช่นเต็นท์โค้ง เหมาะกับงานขนาดกลาง เข้ากับงานได้ทุกประเภท และการนำไปประยุกต์ให้สามารถติดแอร์อยู่ภายในได้ หรือเต็นท์ดาว ที่มีรูปร่างดีไซน์เรียบ ๆ แต่ทันสมัย ตอบโจทย์งานอีเว้นท์ประเภทบันเทิง เช่น งานคอนเสิร์ตจะนิยมใช้ตั้งเต็นท์บริเวณภูเขา สนามหญ้า หรือริมทะเล
-
กำหนดผังงาน และรูปแบบการวางเต็นท์
“การกำหนดผังงาน และรูปแบบการวางเต็นท์ของอีเว้นท์” อาจเหมาะกับผู้จัดเต็นท์ และงานอีเว้นท์ขนาดใหญ่ แต่ใช่ว่าจะไม่เหมาะกับคนจัดงานขนาดย่อย เพราะคนอาจจะคิดว่าเรารู้ลักษณะงานอีเว้นท์แล้ว เลือกเต็นท์ใหม่เหมาะแล้วเข้ากับงานก็จบ
แต่ที่จริงแล้วเราควรดีไซน์ และออกแบบผังงาน ว่าควรวางรูปแบบการจัดเต็นท์ในงานอย่างไร ทางเข้าออกงาน และจุดที่ไว้ต้อนรับแขกควรอยู่บริเวณใด มุมเต็นท์ที่อยู่ภายในงานถ้ามีหลากหลายบูธ ควรตั้งบูธอยู่บริเวณไหน ให้เป็นระเบียบ เข้ากับรูปแบบงาน และสอดคล้องพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมงาน ใครที่ฟังแล้วงง เราขอยกตัวอย่างเคสของงานหนังสือแห่งชาติที่ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ ที่ผู้จัดงานจะแบ่งโซน แยกหมวดหมู่ออกจากกันอย่างเห็นได้ชัด และโซนที่มีความคล้ายกันจะอยู่บริเวณใกล้กัน เช่นโซนการ์ตูนญี่ปุ่น นิยาย, โซนหนังสือเรียน ฯลฯ ซึ่งตำแหน่งของแต่ละโซนของสำนักพิมพ์เจ้าใหญ่ ชื่อดังจะอยู่ที่บริเวณเดิมเสมอ เช่นสำนักพิมพ์ SE-ED, สำนักพิมพ์เครือมหาวิทยาลัยก็จะอยู่บริเวณใกล้กัน อย่างจุฬา, ธรรมศาสตร์, เกษตรศาสตร์ เป็นต้น ที่ผู้จัดงานจะจัดวางตำแหน่งบูธของแต่ละสำนักพิมพ์ให้อยู่ที่เดิมเสมอ เพื่อให้เกิดความเคยชิน และการจดจำของผู้เข้าร่วมงาน ทำให้ผู้เข้าร่วมงาน ถ้ามางานอีเว้นท์คราวหน้าที่มองหาบูธสำนักพิมพ์ไหน ก็สามารถเดิมมาที่ตำแหน่งเดิมได้เลยนั้นเอง
ซึ่งการจัดงานอีเว้นท์ นอกจากเราจะต้องดูเต็นท์ที่จัดบูธอีเว้นท์แล้ว ยังต้องดูแลเต็นท์ที่อำนวยความสะดวกของผู้เข้าร่วมงาน และทีมงานที่จัดอีเว้นท์อีกด้วย เช่น เต็นท์บริเวณจุดนั่งพัก เต็นท์สำหรับโรงอาหาร ไปจนถึงเต็นท์สำหรับเปลี่ยนเสื้อผ้าของพนักงาน เต็นท์ที่เป็นจุดปฐมพยาบาล และเต็นท์ที่ใช้สำหรับการเก็บสินค้า (Stock) เป็นต้น
-
รวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมงาน เพื่อใช้ประเมินผล
การรวบรวมข้อมูลถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ของธุรกิจอย่างนึง เพราะเราสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประเมินประสิทธิภาพ และรูปแบบการทำงานทั้งภาพรวมของงานอีเว้นท์ และการทำงานของทีมงานแต่ละฝ่าย ซึ่งข้อมูลที่เราควรรวบรวมจากผู้เข้าร่วมงานนั้น คือ เพศ, อายุ, วัตถุประสงค์ที่เข้าร่วมงาน, ได้รับข่าวประชาสัมพันธ์อีเว้นท์นี้จากที่ไหน รวมถึงความพึงพอใจ และข้อเสนอแนะภายในงาน เพื่อนำไปในการพัฒนา และปรับปรุงแผนดำเนินการ ให้อีเว้นท์ของเราเป็นงานอีเว้นท์ที่ดี ประทับใจผู้เข้าร่วมงาน และอยากให้มาเข้าร่วม หรือใช้บริการเราอีก
-
ปรึกษาผู้ให้บริการเช่าเต็นท์
การวางแผนการจัดงานอีเว้นท์ด้วยตนเองอาจฟังดูเป็นเรื่องยาก เพราะเราต้องวางแผนให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของเรา และต้องตอบโจทย์ของผู้เข้าร่วมงานด้วย ซึ่งถ้าเราวางแผนไม่ตรงตามที่ผู้เข้าร่วมคาดหวังอาจได้ผลลัพธ์ไม่เป็นตามที่เราหวัง เพราะอย่างนั้นจะดีกว่ามั้ย ถ้าเราปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่ให้คำแนะนำเราได้ทุกคำปรึกษาด้วยประสบการณ์การทำงานด้านอีเว้นท์มานาน โดยการปรึกษาผู้ให้บริการนั้น เป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับผู้จัดงานเต็นท์ที่ได้ทั้งเพื่อนคู่คิด รวมถึงเป็นผู้ช่วยเราวางแผนการจัดงานได้อย่างตรงจุด
นอกจากนี้ การเช่าเต็นท์กับผู้ให้บริการเช่าเต็นท์ ข้อดีเราไม่ต้องคอยให้เต็นท์ด้วยตนเองแล้ว ผู้ให้บริการบางเจ้าอาจมีบริการเต็นท์หลากหลายรูปแบบให้เลือกสรรในการจัดเต็นท์ และผู้ให้บริการบางที่มีบริการอุปกรณ์ พร้อบประกอบการจัดงานอีเว้นท์ครบครันที่สามารถเช่าได้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็น โซฟา, เก้าอี้, พัดลม, แอร์, เวทีจัดงาน, สเตเดียม, โพเดียม ฯลฯ หรือการจัดหาพร้อบต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบงานอีเว้นท์ของคุณ
Good Looking ผู้ให้บริการเช่าเต็นท์ และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอย่างครบวงจร พร้อมให้บริการและให้คำแนะนำทุกคำปรึกษาด้วยประสบการณ์การทำธุรกิจมามากกว่า 10 ปี เพื่อเลือกเต็นท์ดี ๆ ที่เข้ากับอีเว้นท์และตอบโจทย์ของคุณ
นึกถึงเต็นท์ ให้คิดถึงเรา “Good looking Good Canvas”
ส่วนใครที่สนใจอ่านบทความดี ๆ เกี่ยวกับการทำ อีเว้นท์ หรือเต็นท์ก็สามารถเข้าไปอ่านต่อได้ที่ Link
สนใจติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
Line Official: https://lin.ee/65KTq85
Facebook: https://bit.ly/3wDAoOk
Tel: 0927166699